¿Qué es la RFQ en adquisiciones? El

Imagínese esto: necesita comprar 500 sillas de oficina nuevas. Llamas a tres proveedores diferentes y cada uno te da un precio diferente, una fecha de entrega diferente e incluye cosas diferentes en su oferta. ¿Cómo los comparas de manera justa? ¿Cómo sabes que estás obteniendo la mejor oferta y no sólo el precio más barato?

Este es el problema exacto Solicitud de Cotización (RFQ) está diseñado para resolver.

Si es nuevo en el mundo de las adquisiciones o simplemente necesita un repaso, ha venido al lugar correcto. Esta guía no solo definirá la RFQ: le mostraremos exactamente cómo usarla, con ejemplos del mundo real y plantillas gratuitas que puede usar hoy.

Vamos a sumergirnos.

 

 

RFQ definida: todo es cuestión de precios competitivos

 

En pocas palabras, una Solicitud de cotización (RFQ) es un documento formal que envía a los proveedores cuando sabe exactamente lo que necesita y está listo para comprar.

Su objetivo principal es conseguir precios comparables. No buscas ideas o soluciones creativas; estás haciendo una pregunta simple: "Para esta cosa específica ,cual es tu mejor precio?"

Utilice una solicitud de cotización cuando sus requisitos son claros, cuantificables y es poco probable que cambien. Piensa en cosas como:

• 500 unidades de un modelo de computadora específico

• 10.000 metros de un grado particular de acero

• Servicios de limpieza de oficinas para edificio de 50,000 pies cuadrados por un año

La clave aquí es la estandarización. Al enviar los mismos requisitos detallados a varios proveedores, los obliga a competir en igualdad de condiciones. Esto hace que su decisión se base en datos, no en un presentimiento.

 

RFQ versus RFP versus RFI: superar la confusión

 

Aquí es donde mucha gente tropieza. Estas tres siglas están relacionadas, pero tienen propósitos muy diferentes. Esta es la forma más sencilla de pensarlo.:

 

	Cuando usarlo	La pregunta central que estás haciendo
RFI (Solicitud de Información)	Estás explorando el mercado.	"¿Qué puedes hacer?"
RFP (Solicitud de propuesta)	Tienes un problema complejo y necesitas una solución.	"¿Cómo solucionarías esto?"
RFQ (Solicitud de Cotización)	Sabes exactamente lo que necesitas y estás listo para comprar.	"¿Cuál es tu precio por esto?"

 

Aquí está el trato: Enviar una RFP cuando la necesita molestará a los proveedores con trabajo innecesario. Al enviar una RFQ cuando la necesita, obtendrá precios de soluciones que en realidad no satisfacen sus necesidades. Elegir la herramienta adecuada es la mitad de la batalla.

 

El proceso de solicitud de cotizaciones de 7 pasos: una hoja de ruta hacia el éxito

 

 

Un gran proceso de RFQ es metódico. Garantiza equidad, transparencia y le brinda el mejor resultado. Analicémoslo.

Paso 1: establezca sus requisitos
Antes de escribir una sola palabra, ten 100% claro lo que estás comprando. Cree una hoja de especificaciones detallada. En el caso de las sillas de oficina, esto incluiría dimensiones, materiales, capacidad de peso y color. La ambigüedad aquí es su mayor enemigo.

Paso 2: construye tu Lista corta de proveedores
No puedes simplemente escoger nombres de un sombrero. Identifique de 3 a 5 proveedores calificados que tengan un historial comprobado de entregar lo que necesita. Esta precalificación es crucial para ahorrar tiempo más adelante.

Paso 3: elabora el Documento de solicitud de cotización
Este es tu plano. Una RFQ sólida incluye:

• Antecedentes e instrucciones claros.

• Detallado especificaciones técnicas

• Condiciones comerciales (fecha de entrega, condiciones de pago, etc.)

• Un formato de envío claro (¡use nuestra plantilla a continuación!)

Paso 4: iniciar y gestionar la comunicación
Envíe la RFQ a todos los proveedores al mismo tiempo. Establezca un plazo realista (normalmente entre 1 y 3 semanas). Estar disponible para responder cualquier pregunta aclaratoria y compartir las respuestas con  todo los postores para mantener la equidad.

Paso 5: recibir y organizar respuestas
A medida que lleguen las cotizaciones, regístrelas en una hoja de cálculo estandarizada. Esto hace que el siguiente paso sea mucho más fácil.

Paso 6: Evaluar y premiar
No se trata sólo de elegir el número más bajo. Crea un cuadro de mando sencillo. Califique a cada proveedor según el precio, el tiempo de entrega y el desempeño anterior. El precio más bajo podría provenir de un proveedor conocido por no cumplir con los plazos. ¿Es ese un riesgo que puede correr?

Paso 7: Informe e incorporación
Notifique al proveedor ganador y, lo que es igualmente importante, informe a los demás por qué no fueron seleccionados. Esto construye buenas relaciones a largo plazo. Luego, pase rápidamente a la firma del contrato.

 

RFQ en el mundo real

 

 

La teoría es buena, pero la práctica es mejor. Veamos cómo funciona esto en diferentes industrias.

Ejemplo 1: Fabricación: obtención de un componente personalizado

• Guión: Necesita 5000 soportes de aluminio mecanizados a medida.

• La solicitud de cotización debe especificar: Dibujos técnicos (archivos CAD), calidad del material (p. ej., aluminio 6061), tolerancias, acabado superficial y requisitos de embalaje.

• Pregunta del proveedor: Sin estos detalles, un proveedor podría cotizar una aleación más débil y otro podría incluir un acabado costoso que no necesita. Tus comparaciones serían inútiles.

Ejemplo 2: Adquisición de TI: compra de computadoras portátiles

• Escenario: Equipar un nuevo equipo de 50 empleados.

• La solicitud de presupuesto debe especificar: modelo exacto o especificaciones mínimas (CPU, RAM, SSD), software incluido, duración de la garantía y cronograma de entrega.

• Consejo profesional: pregunte por el Costo total de propiedad (TCO), que incluye el precio de posibles reparaciones futuras o garantía extendida, no solo el precio de etiqueta.

 

La RFQ moderna: integración de la sostenibilidad

 

Hoy en día, las adquisiciones no se tratan sólo de costos. Se trata de valor. Y eso incluye el valor ambiental y social. Su RFQ es una herramienta poderosa para impulsar su objetivos de sostenibilidad.

Puede agregar fácilmente una sección de sostenibilidad a su solicitud de cotización con preguntas como:

• "¿Qué porcentaje de material reciclado se utiliza en este producto?"

• "¿Puede proporcionar documentación de sus prácticas laborales éticas?"

• "¿Cuál es la política de su empresa en materia de reducción de emisiones de carbono?"

Esto indica a los proveedores que usted valora las prácticas comerciales responsables y le brinda datos concretos para tener en cuenta en su decisión.

 

5 errores comunes en las solicitudes de cotizaciones que le cuestan tiempo y dinero

 

Hemos visto estos errores una y otra vez. Evítalos y estarás a la vanguardia.

1. Especificaciones vagas: "Necesitamos algunas sillas de oficina" le dará cotizaciones muy diferentes. Sea específico.

2. Ignorando el costo total de propiedad: el producto más barato puede tener altos costos de mantenimiento o una vida útil corta. Piense más allá del precio inicial.

3. Pobre Precalificación de Proveedores : Enviar una solicitud de cotización a un proveedor no calificado es una pérdida de tiempo para todos. Haz tu tarea primero.

4. Criterios de evaluación poco claros: si los proveedores no saben cómo los juzgará (por ejemplo, 70% de precio, 30% de velocidad de entrega), no podrán ofrecerle su mejor oferta.

5. El "agujero negro" de la comunicación: no responder a las preguntas o no dar retroalimentación a los postores no seleccionados quema puentes.

 

Elegir sus herramientas: desde hojas de cálculo hasta plataformas especializadas

 

La forma en que gestiona su proceso de RFQ depende de la complejidad y el volumen de sus compras.

• Hojas de cálculo y correo electrónico: perfecto para pequeñas empresas con solicitudes de cotización sencillas y poco frecuentes. Es gratuito y flexible, pero puede volverse caótico rápidamente.

• Plataformas de abastecimiento electrónico : Herramientas como Fairmarkit o Deep Stream automatizan todo el proceso, desde el envío de solicitudes de cotización hasta la recopilación y análisis de respuestas. Esto supone un enorme ahorro de tiempo en el caso de un abastecimiento frecuente y complejo.

• Software de adquisiciones de conjunto completo: soluciones como Sievo o Coupa integran las solicitudes de cotización en un ecosistema de adquisiciones más amplio, vinculándolas con contratos, análisis de gastos y facturación.

Su elección debe basarse en una pregunta: ¿Cuánto tiempo estamos perdiendo actualmente en tareas manuales de RFQ?

 

Su plan de acción y kit de herramientas gratuito

 

Ahora está equipado para ejecutar un proceso de solicitud de cotizaciones que sea justo, eficiente y proporcione valor real.

He aquí cómo empezar:

1. Identifique un proyecto piloto con requisitos claros y directos.

2. Descargue nuestro kit de herramientas de RFQ gratuito para empezar con ventaja.

3. Ejecute su RFQ utilizando el proceso de 7 pasos descrito anteriormente.

 

Preguntas frecuentes: Dominar el proceso de solicitud de ofertas

 

1. P: ¿A cuántos proveedores debo enviar una solicitud de cotización?

A: Hay un punto óptimo. Es posible que enviar sólo a 2 o 3 proveedores no genere suficiente competencia. Enviar a 10+ es ineficiente y oneroso para usted y para ellos. Recomendamos una lista corta de 4 a 6 proveedores precalificados . Esto le brinda una amplia gama de opciones para comparar sin abrumar su capacidad para gestionar el proceso de forma eficaz.

 

2. P: ¿Qué debo hacer si un proveedor me pide una aclaración después de haber enviado la solicitud de cotización?

A: Esto es común y es una señal de un proveedor comprometido. La regla de oro es transparencia y equidad . Responda la pregunta claramente y luego envíe esa aclaración exacta a cada proveedor que recibió la solicitud de cotización. Esto garantiza la igualdad de condiciones y evita que un solo postor tenga una ventaja informativa.

 

3. P: ¿Es una solicitud de cotización legalmente vinculante una vez que un proveedor envía una cotización?

A: No, normalmente no. Una RFQ es una invitación para que los proveedores hagan una oferta (su cotización). No estás obligado a aceptar ninguno de ellos. El contrato legal se forma sólo cuando se emite una declaración formal. Orden de compra (PO) o firmar un contrato basado en esa cotización. Incluya siempre lenguaje en su RFQ que indique que no es un compromiso de compra.

 

4. P: La cotización de un proveedor fue mucho más baja que la de los demás. ¿Es esta siempre la mejor opción?

A: Tenga cuidado. Una cotización significativamente más baja puede ser una señal de alerta. Es posible que el proveedor haya entendido mal los requisitos, esté utilizando materiales de menor calidad o haya cometido un error en el cálculo de costos (que podría intentar corregir más adelante). Es su responsabilidad examinar esa cotización con especial atención y hacer preguntas aclaratorias antes de adjudicar el negocio.

 

5. P: ¿Puedo negociar después de recibir respuestas a la RFQ?

A: Absolutamente. El proceso de solicitud de ofertas a menudo abre la puerta a la negociación. Puede volver a consultar a sus proveedores preferidos y preguntarles si pueden mejorar su oferta, especialmente si tiene una oferta más competitiva de otro proveedor calificado. Este último paso a menudo puede garantizarle condiciones o precios aún mejores.

 

6. P: ¿Cuánto tiempo debo dar a los proveedores para responder?

A: Depende de la complejidad. Para artículos sencillos y disponibles en el mercado, 1-2 semanas suele ser suficiente. Para bienes o servicios más complejos y personalizados, permita 2-4 semanas . Sea siempre realista: apresurar a los proveedores puede generar cotizaciones inexactas o disuadir a sus mejores socios de ofertar.

 

7. P: ¿Cuál es la mejor manera de manejar a un proveedor actual (nuestro proveedor actual)?

A: Inclúyelos en el proceso, pero no les des un trato especial. Deben competir en las mismas condiciones que los nuevos proveedores potenciales. Esto es crucial para validar que aún obtiene un precio justo de mercado y un buen servicio. A veces el titular gana y el proceso refuerza su valor; otras veces, encuentras un mejor socio.

 

8. P: Un proveedor clave se negó a participar en nuestra solicitud de cotización. ¿Por qué harían esto?

A: Hay algunas razones comunes. Es posible que estén a plena capacidad y demasiado ocupados para asumir nuevos trabajos. Es posible que su solicitud de cotización no sea lo suficientemente atractiva desde el punto de vista financiero para ellos. O pueden percibir su proceso como injusto o parcializado hacia un competidor más barato. Vale la pena realizar una cortés llamada de seguimiento para comprender sus motivos; sus comentarios pueden ser invaluables.

 

9. P: ¿Deberíamos adjudicar siempre al postor calificado con el precio más bajo?

A: No necesariamente. el objetivo es mejor valor , no solo el más bajo precio . Su criterios de evaluación debería reflejar esto. Si un proveedor es un 5% más caro pero ofrece un tiempo de entrega un 10% mejor y un soporte posventa superior, puede ofrecer un mayor valor general a su negocio. Utilice un modelo de puntuación para tomar esta decisión de forma objetiva.

 

10. P: Usamos firmas digitales. ¿Se considera válida una cotización enviada por correo electrónico con firma digital?

A: En la mayoría de los contextos empresariales, sí. Una firma electrónica o incluso un presupuesto formal en papel con membrete de la empresa enviado por correo electrónico suele considerarse una oferta válida y vinculante del proveedor. Simplemente asegúrese de que los términos de su solicitud de cotización indiquen que los envíos electrónicos son aceptables.