Cómo medir la sostenibilidad en los KPI de adquisiciones: una guía práctica

tu lo sabes debería estar midiendo la sostenibilidad. Su director ejecutivo está preguntando al respecto. Tus clientes lo esperan. Y, francamente, es lo correcto.

Pero aquí está el problema: tienes una lista de KPI potenciales, pero no tienes una idea clara de cómo convertirlos en números reales. ¿Cuál es la fórmula? ¿Dónde encuentras los datos? ¿Y cómo empezar sin agobiarte?

¿Te suena familiar? No estás solo.

Esta guía es diferente. Vamos más allá de las listas teóricas. Le ofrecemos un manual claro, paso a paso, para calcular, realizar un seguimiento e informar sobre su desempeño sostenible en adquisiciones . Construyamos su estrategia de medición desde cero.

 

 

Por qué la mayoría Iniciativas de KPI Fallar (y cómo evitar la trampa)

 

Muchas empresas empiezan con entusiasmo. Reúnen una larga lista de métricas que suenan impresionantes. Entonces, la realidad golpea.

Se dan cuenta de que los datos están dispersos entre diferentes departamentos. Las fórmulas no están claras. Y no tienen idea de qué métricas priorizar primero. El proyecto se estanca y la sostenibilidad sigue siendo un tema de conversación "que es bueno tener".

El secreto del éxito no es una lista más larga. Es un marco más inteligente. Necesita un enfoque estructurado que crezca con su programa.

 

Un sencillo Marco de 3 niveles para sus KPI

Piense en sus KPI en tres capas, desde el cumplimiento básico hasta el impacto estratégico. Esto le ayuda a empezar poco a poco y crecer.

• Nivel 1: KPI de cumplimiento: "¿Estamos siguiendo las reglas?"

  • Estos son tus cimientos. Realizan un seguimiento del cumplimiento de las políticas básicas. A menudo son los más fáciles de medir y tratan sobre la gestión de riesgos.

  • Ejemplos: tasa de aprobación del Código de conducta de proveedores, porcentaje de proveedores de alto riesgo seleccionados.

• Nivel 2: KPI de rendimiento: "¿Cómo lo estamos haciendo?"

  • Una vez establecidas las bases, estas métricas muestran cómo se integra la sostenibilidad en sus operaciones y gastos diarios.

  • Ejemplos: porcentaje de gasto sostenible, puntuación ESG promedio del proveedor.

• Nivel 3: KPI de impacto: "¿Qué valor estamos creando?"

  • Este es el nivel estratégico. Estos KPI conectan sus actividades de adquisiciones con objetivos comerciales y ambientales más amplios. Son los más poderosos para informar al liderazgo.

  • Ejemplos: reducción de emisiones de carbono, cantidad de contenido reciclado utilizado.

Este marco le impide intentar hacer todo a la vez. Puedes comenzar con el Nivel 1 y construir desde allí.

 

Su biblioteca principal de KPI: fórmulas y cálculos reales

 

Aquí es donde la teoría se encuentra con la práctica. Analicemos algunos de los KPI más valiosos con fórmulas precisas y números reales.

 

 

Indicador clave de rendimiento 1: Porcentaje de gasto sostenible

• lo que te dice: La proporción de su gasto total que se alinea con sus criterios de sostenibilidad definidos.

• La Fórmula:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Dónde encontrar los datos: Su ERP o sistema de análisis de gastos. Su lista de proveedores certificados/preferidos.

• Ejemplo resuelto:

  • Digamos que su empresa, "ABC Manufacturing", tuvo un gasto total en adquisiciones de 1.000.000 de dólares el último trimestre.

  • Su gasto con proveedores certificados de Comercio Justo o con una calificación de primer nivel de EcoVadis fue de 350.000 dólares.

  • Su cálculo: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • Su KPI: Su porcentaje de gasto sostenible es del 35%.

 

KPI 2: Auditoría ESG de proveedores Tasa de finalización

• Qué le dice: la eficacia con la que gestiona el riesgo en las áreas más críticas de su cadena de suministro.

• La Fórmula:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Dónde encontrar los datos: su base de datos de evaluación de riesgos de proveedores; registros de auditoría interna.

• Ejemplo resuelto:

  • Ha identificado 50 proveedores como de "alto riesgo" según su industria y ubicación.

  • En los últimos 12 meses, ha completado auditorías ESG (in situ o remotas) para 18 de ellos.

  • Su cálculo: (18 / 50) x 100 = 36%

  • Su KPI: la tasa de finalización de la auditoría ESG de su proveedor es del 36 %.

 

Indicador clave de rendimiento 3: Reducción de emisiones de carbono (Impacto de nivel 3)

• lo que te dice: El beneficio medioambiental tangible de sus decisiones de abastecimiento sostenible.

• La Fórmula:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • Nota: Para ello, a menudo trabajará con datos de ACV (Evaluación del ciclo de vida) o herramientas como el Módulo de acción de carbono de EcoVadis.

• Dónde encontrar los datos: Datos de emisiones específicos de proveedores, informes de socios logísticos, bases de datos de ACV.

• Ejemplo resuelto:

  • El año pasado, la logística de una línea de productos produjo 500 toneladas de CO2.

  • Este año, al cambiar a un proveedor que está 200 millas más cerca y utilizar un transportista con una flota de vehículos eléctricos, las emisiones se redujeron a 380 toneladas.

  • Tu cálculo: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • Tu KPI: has logrado una reducción de 120 toneladas en las emisiones de CO2.

 

Tu trifásico Hoja de ruta de implementación : De cero a héroe

 

No intentes hervir el océano. He aquí un plan pragmático para implementar esto.

 

 

Fase 1: Fundación (Primeros 3 meses)

• Objetivo: probar el proceso y obtener una victoria rápida.

• Acción: elija uno o dos KPI de nivel 1. Código de conducta de proveedores La tasa de aprobación es un excelente punto de partida. Realízalo manualmente en una hoja de cálculo. Consigue que el 100% de tus nuevos proveedores firmen.

 

Fase 2: Impulso (meses 4-12)

• Objetivo: Integrar la sostenibilidad en las decisiones centrales de adquisiciones.

• Acción: Introduzca un KPI de nivel 2, como Porcentaje de gasto sostenible. Comience a utilizar nuestra plantilla de panel gratuita (a continuación) para visualizar el progreso. Capacite a su equipo sobre cómo identificar "proveedores sustentables"."

 

Fase 3: Impacto estratégico (año 2 y posteriores)

• Objetivo: demostrar el valor financiero y de marca de su programa.

• Acción: Adoptar un KPI de impacto de nivel 3, como la reducción de emisiones de carbono. Invierta en software especializado para obtener datos más precisos. Comience a informar sus logros en informes anuales y al liderazgo.

 

Herramientas del oficio: de hojas de cálculo al software

No necesitas un presupuesto enorme para empezar.

• Hojas de cálculo (Excel/Google Sheets): perfectas para la Fase 1. Son flexibles y todos las tienen. ¿La desventaja? Son manuales y pueden ensuciarse.

• Herramientas de visualización y BI (Power BI, Tableau): excelentes para la fase 2. Se conectan a sus datos y crean paneles potentes y automatizados para generar informes.

• Plataformas de sostenibilidad especializadas (EcoVadis, Sievo): la elección para la Fase 3. Automatizan la recopilación de datos de los proveedores, proporcionan puntos de referencia de la industria y ayudan a calcular métricas complejas como la huella de carbono.

 

Su plan de acción y plantilla de panel gratuita

 

Ahora tienes el plano. Lo único que queda por hacer es empezar.

1. Defina su primer KPI: según el marco, elija una métrica del Nivel 1.

2. Localice los datos: hable con finanzas u operaciones. Encuentre dónde residen esos datos.

3. Calcule su punto de referencia: utilice las fórmulas anteriores para ver dónde se encuentra hoy.

Para que esto sea increíblemente fácil, hemos creado un kit de inicio de KPI de adquisiciones sostenibles.

 

Preguntas frecuentes: implementación de KPI de sostenibilidad

 

1. P: ¿Cómo conseguimos aceptación interna y presupuesto para realizar un seguimiento de estos KPI de sostenibilidad?

A: Empiece por hablar el idioma de su director financiero. No empieces con el aspecto de "sentirte bien". En su lugar, cree un caso de negocio centrado en la mitigación de riesgos (evitando futuras multas por cumplimiento), el ahorro de costos (por ejemplo, de proveedores energéticamente eficientes) y el crecimiento de los ingresos (que atraiga a los clientes conscientes de ESG). Un pequeño proyecto piloto con una unidad de negocio puede servir como una poderosa prueba de concepto para conseguir más financiación.

 

2. P: ¿Cuál es el mayor desafío de datos que enfrentaremos y cómo podemos superarlo?

A: El mayor obstáculo suele ser la información inconsistente de los proveedores, especialmente los más pequeños. Puedes superar esto empezando de forma sencilla. No solicite 100 puntos de datos. Comience con un cuestionario breve y obligatorio de autoevaluación de proveedores. También puede aprovechar plataformas de calificación de terceros (como EcoVadis) que ya recopilan y estandarizan estos datos, ahorrándole esfuerzo.

 

3. P: ¿Cuántos KPI deberíamos empezar a rastrear?

A: Resista la tentación de rastrear todo. Es una vía rápida hacia el agotamiento. Sea brutalmente pragmático. Comience con no más de tres. Elija uno de cada nivel del marco que analizamos. Esto mantiene el esfuerzo manejable y permite que su equipo aprenda, se adapte y genere confianza antes de escalar.

 

4. P: Nuestros proveedores dudan en compartir datos de sostenibilidad. ¿Qué podemos hacer?

A: La transparencia es una vía de doble sentido. Explicar por qué necesita los datos y cómo se utilizarán, no para castigar, sino para colaboración y desarrollo. Ofrezca compartir un resumen de los hallazgos para ayudarlos a mejorar. Lo más importante es que forme parte de su contrato con el proveedor y del proceso de precalificación, para que se convierta en una expectativa estándar, no en una solicitud opcional.

 

5. P: ¿Cómo manejamos una situación en la que nuestros KPI de sostenibilidad entran en conflicto con los objetivos de ahorro de costos?

A: Éste es el clásico dilema de las adquisiciones. La clave es analizar Costo total de propiedad (TCO), no sólo el precio unitario. Un componente "más barato" podría consumir más energía, lo que generaría costes más elevados para el cliente. Enmarque la decisión en torno al valor y el riesgo a largo plazo. Muestre cómo un costo inicial ligeramente mayor de un proveedor sostenible evita costos futuros relacionados con daños a la reputación, recursos o multas regulatorias.

 

6. P: ¿Quién en nuestra organización debería ser "propietario" de estos KPI?

A: La sostenibilidad no puede vivir en un silo. El equipo de adquisiciones debe ser responsable de la recopilación de datos y los informes, pero debe asociarse estrechamente con el departamento de sostenibilidad (si tiene uno), finanzas (para datos de gastos) y operaciones (para datos de desempeño). Forme un equipo pequeño y multifuncional para garantizar que los KPI sean relevantes y los datos precisos.

 

7. P: ¿Con qué frecuencia deberíamos revisar e informar sobre estas métricas?

A: Depende del KPI. Los KPI operativos (como el porcentaje de gasto sostenible) se pueden revisar mensual o trimestralmente en revisiones de adquisiciones estándar. Los KPI de impacto estratégico (como la reducción de carbono) generalmente se informan al liderazgo semestral o anualmente. La clave es la coherencia: informar con regularidad para realizar un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo.

 

8. P: ¿Qué pasa si nuestra industria no tiene métricas de sostenibilidad estandarizadas?

A: Tienes una gran oportunidad de ser un líder. Empiece por adoptar los marcos globales más relevantes (como los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU o los estándares GRI) y adáptelos a su contexto. Colaborar con asociaciones industriales para desarrollar estándares comunes. Mientras tanto, concéntrate en seguir tu propio progreso año tras año. Su punto de referencia interno es lo que más importa inicialmente.

 

9. P: ¿Podemos utilizar estos KPI para incentivar a nuestro equipo de adquisiciones?

A: Absolutamente, pero ten cuidado. Vincular las bonificaciones directamente a objetivos de KPI específicos puede tener consecuencias no deseadas o "jugar" con el sistema. Un mejor enfoque es hacer que el desempeño en materia de sostenibilidad sea un componente clave de las revisiones de desempeño y del establecimiento de objetivos. Celebre los equipos que demuestran mejoras y pensamiento innovador en esta área, fomentando una cultura de responsabilidad en lugar de limitarse a alcanzar un número.

 

10. P: ¿Cómo garantizamos que nuestro programa de KPI siga siendo relevante y no se convierta en un ejercicio de "marcar casillas"?

A: Programe una "verificación de estado de KPI" anual. Reúna a su equipo multifuncional y pregunte: ¿Estas métricas siguen impulsando los comportamientos correctos? ¿Seguimos obteniendo información valiosa? ¿Existen nuevos riesgos u oportunidades de sostenibilidad que deberíamos medir? Esto garantiza que su programa evolucione con su estrategia y el panorama externo, manteniéndolo dinámico y valioso.