¿Cuáles son los cuatro tipos de adquisiciones? Directrices y casos de la industria

Cuando su empresa necesita comprar materias primas, suscripciones de software, servicios de limpieza y un nuevo edificio de oficinas, ¿utiliza lo mismo? enfoque de adquisiciones para todos ellos? Si respondió que no, ya está reconociendo que diferentes compras requieren diferentes estrategias, ya sea que se dé cuenta o no.

Comprender los cuatro tipos de adquisiciones no es sólo una teoría académica. Es la base para optimizar sus gastos, gestionar el riesgo e impulsar un valor estratégico real. Analicemos qué significa realmente cada tipo y cómo aplicarlos en su organización.

 

 

Aclarando la confusión: los 4 tipos de adquisiciones definidos

 

La mayoría de los debates sobre adquisiciones se equivocan al simplificar demasiado. Esto es lo que realmente necesitas saber:

Adquisición directa : Las cosas para hacer dinero
Esto es lo que se incluye en su producto o servicio final. Si eres fabricante, son tus materias primas. Si eres un restaurante, son los ingredientes de tu comida. Si es una empresa de software, es su infraestructura en la nube la que respalda directamente su producto.

Este es el trato: la adquisición directa impacta directamente en sus ingresos. Cuando estos suministros se detienen, su producción se detiene. Por eso exige relaciones estratégicas con proveedores , no solo compras transaccionales.

Contratación indirecta : El gasto de "mantener las luces encendidas"
Esto es todo lo que mantiene su negocio en funcionamiento pero no termina en su producto final. Piense en suministros de oficina, servicios públicos, equipos de mantenimiento y suscripciones de software como Slack o Microsoft Office.

¿El desafío? Este gasto suele estar fragmentado entre departamentos y carece de visibilidad. Pero aquí está la oportunidad: la gestión estratégica de las adquisiciones indirectas puede generar ganancias rápidas y ahorros de costos significativos.

Adquisición de servicios: la experiencia que no tiene internamente
Esto abarca todo, desde agencias de consultoría y marketing hasta personal temporal y contratistas especializados. ¿La gran diferencia? Estás comprando conocimientos y resultados, no productos físicos.

La clave con contratación de servicios es que estás gestionando entregables y relaciones, no inventario. Esto requiere diferentes contratos, diferentes métodos de evaluación y diferentes enfoques de gestión de relaciones.

Adquisición de gastos de capital (CapEx): las grandes inversiones
Esta es su compra de activos a largo plazo: construir una nueva instalación, comprar equipos importantes o sistemas de software empresarial. Estas decisiones tienen implicaciones financieras para varios años y generalmente requieren la aprobación del ejecutivo.

¿Qué hace que CapEx sea diferente? El proceso de evaluación es más largo, hay más en juego y usted está tomando decisiones que afectarán su negocio en los años venideros.

 

A través de la lente de la industria: aplicaciones del mundo real

 

La teoría es buena, pero ¿cómo funciona esto realmente en diferentes industrias? Déjame mostrarte.

 

En Manufactura:

• Directo: Acero, resinas plásticas, componentes electrónicos.

• Indirectos: Equipos de seguridad, lubricantes para máquinas, suministros de mantenimiento de fábrica.

• Servicios: Reparación de equipos, logística y transporte, mano de obra temporal.

• CapEx: robots industriales, maquinaria para líneas de producción, ampliación de almacenes

En tecnología:

• Directo: recursos de computación en la nube, hardware de centro de datos para productos de cara al cliente

• Indirectos: Mobiliario de oficina, software de productividad, almuerzos en equipo.

• Servicios: Contratistas de desarrollo de software, auditorías de ciberseguridad, agencias de marketing digital.

• CapEx: sede corporativa, construcción de centros de datos, importantes licencias de plataformas de software

En salud:

• Directo: Productos farmacéuticos, instrumental quirúrgico, implantes médicos.

• Indirectos: Suministros administrativos, servicios de limpieza, ropa de cama para pacientes.

• Servicios: Mantenimiento de equipos médicos, personal de enfermería temporal, soporte informático.

• CapEx: máquinas de resonancia magnética, construcción de alas de hospital, sistemas de registros médicos electrónicos

El patrón aquí es crucial: su industria determina qué tipo de adquisición merece la mayor atención y recursos.

 

El atajo para las pequeñas empresas: un enfoque simplificado

 

 

Si está en una organización más pequeña, el modelo de cuatro tipos puede resultar abrumador. He aquí cómo adaptarlo:

La regla 80/20 para las adquisiciones:
Concentre el 80% de su esfuerzo en el 20% del gasto que realmente podría dañar su negocio si se administra mal.

Tres categorías simplificadas:

1. Materiales para hacer dinero (Su versión de Contratación Directa)

   • Cualquier cosa que afecte directamente su capacidad de entregar a los clientes.

   • Gestionar con relaciones estratégicas con proveedores y planes de respaldo.

2. Esenciales empresariales (Combinando indirectos y servicios)

   • Todo lo necesario para ejecutar sus operaciones

   • Centrarse en la consolidación y la eficiencia

3. Inversiones revolucionarias (Su gasto de capital)

   • Compras importantes que harán crecer o transformarán su negocio

   • Requerir un análisis exhaustivo del ROI y aportes ejecutivos

He visto pequeñas empresas ahorrar entre un 15% y un 20% de su gasto total simplemente implementando este sencillo sistema de categorización.

 

Adquisiciones con Propósito: Integrando la Sostenibilidad

 

Hoy en día, cada decisión de adquisición conlleva implicaciones ambientales y sociales. Aquí se explica cómo incorporar la sostenibilidad en cada tipo de adquisición:

Para adquisiciones directas:
Pregunte a sus proveedores: "¿Cuál es su huella de carbono al producir estos materiales?" y "¿Pueden brindar transparencia a las prácticas laborales de su cadena de suministro?"

Para adquisiciones indirectas:
Elija proveedores que ofrezcan alternativas sostenibles, como suministros de oficina reciclados o equipos energéticamente eficientes. Los pequeños cambios aquí se acumulan rápidamente.

Para la adquisición de servicios:
Evaluar socios potenciales sobre sus políticas de diversidad, prácticas salariales justas y compromisos ambientales. Sus valores se convierten en una extensión de tu marca.

Para Gasto de capital:
Haga que la eficiencia energética y el impacto ambiental sean criterios clave en su evaluación. Ese nuevo equipo de fabricación debe evaluarse tanto en términos de costo como de producción de carbono.

¿La mejor parte? Adquisiciones sostenibles a menudo se alinea con el ahorro de costos. Los equipos energéticamente eficientes cuestan menos de operar. Los proveedores éticos suelen tener una mejor retención y calidad.

 

Su plan de acción de 4 pasos: de la teoría a los resultados

Conocer las categorías es una cosa; implementarlas es otra. Aquí está tu hoja de ruta:

Paso 1: realizar una Análisis de gastos
Extraiga datos de su sistema de contabilidad de los últimos 12 meses. Clasifique cada compra importante. Probablemente descubra patrones de gasto que nunca había notado.

Paso 2: Mapear los cuatro tipos
Asigne cada categoría de gasto a uno de los cuatro tipos de adquisiciones. Esto por sí solo revelará dónde debe centrarse su atención.

Paso 3: desarrollar estrategias de categorías

• Directo: centrarse en las relaciones con los proveedores y la gestión de riesgos.

• Indirecto: impulsar la eficiencia y la consolidación

• Servicios: Enfatizar entregables claros y métricas de desempeño.

• CapEx: Implementar evaluación rigurosa y análisis de ROI

Paso 4: implementar y perfeccionar
Comience primero con las categorías de mayor gasto. Capacite a su equipo, establezca nuevos procesos y establezca ciclos de revisión regulares.

 

Medir lo que importa: KPI para cada categoría

 

No se puede mejorar lo que no se mide. Estas son las métricas clave para cada tipo de adquisición.:

KPI de adquisiciones directas:

• Tasas de defectos de proveedores

• Rendimiento de entrega a tiempo

• Costo total de propiedad (no sólo el precio de compra)

KPI de adquisiciones indirectas:

• Eficiencia del proceso (tiempo del ciclo de la orden de compra)

• Cumplimiento con proveedores preferentes

• Ahorro de costes respecto a periodos anteriores

KPI de adquisiciones de servicios:

• Cumplimiento del acuerdo de nivel de servicio (SLA)

• Satisfacción de los stakeholders internos

• Cumplimiento del presupuesto

KPI de gastos de capital:

• Finalización del proyecto a tiempo y presupuesto.

• Retorno de la inversión versus proyecciones

• Tasas de utilización de activos

 

Su kit de herramientas gratuito para la transformación de las adquisiciones

 

Esto puede parecer mucho para implementar, por eso hemos creado herramientas para hacerlo práctico.

[Descargue su kit de herramientas gratuito de clasificación de adquisiciones]

obtendrás:

• Plantilla de análisis de gastos (Excel) - Para categorizar sus gastos actuales

• Cuadro de mando de evaluación de proveedores - Para comparar proveedores objetivamente

• Evaluación del control del estado de las adquisiciones - Para identificar sus mayores oportunidades

• Lista de verificación de implementación - Para que no te pierdas ningún paso crucial

Estas son exactamente las mismas herramientas que utilizamos con nuestros clientes para ayudarlos a desarrollar operaciones de adquisiciones de clase mundial.

 

Tus próximos pasos

Comience con un área. Elija su categoría de mayor gasto y aplique la estrategia adecuada. Los conocimientos que obtenga probablemente compensarán el esfuerzo de los primeros meses.

Recuerde, el objetivo no es la perfección, sino el progreso. Cada paso que dé hacia una gestión de adquisiciones más estratégica generará retornos compuestos.

¿Listo para transformar su enfoque de adquisiciones? Descargue su kit de herramientas gratuito arriba o, si desea orientación personalizada, [programe una consulta gratuita con nuestros expertos en adquisiciones]. Le ayudaremos a aplicar estos marcos a su contexto empresarial específico.

 

Preguntas frecuentes: Dominar la categorización de adquisiciones

 

1. P: ¿Cómo manejamos las compras que parecen encajar en más de una categoría?

A: Esto es común. La clave es identificar el propósito comercial principal . Por ejemplo, comprar computadoras portátiles para sus nuevos desarrolladores de software es una Directo adquisiciones si están construyendo su producto, pero Indirecto si son para el equipo de recursos humanos. Cree una regla simple: "¿Qué partida de pérdidas y ganancias respalda este costo?" Esto suele aclarar la categoría.

 

2. P: Nuestra empresa está creciendo rápidamente. ¿En qué momento deberíamos separar formalmente la gestión de estos diferentes tipos de adquisiciones?

A: Una buena regla general es cuando su gasto anual llega a un punto en el que un ahorro del 10% en cualquier categoría justificaría un puesto dedicado a tiempo parcial. Para la mayoría de las empresas, esto ronda la marca de gasto anual de entre 5 y 10 millones de dólares. Antes de eso, utilice el modelo simplificado de tres categorías, pero asigne un "propietario" para cada una dentro de su equipo existente.

 

3. P: ¿Cómo conseguimos que otros departamentos (como Marketing o I+D) sigan estas categorías de adquisiciones?

A: No lidere con el marco de adquisiciones. En lugar de eso, asóciese con ellos para resolver sus problemas. Para Marketing, encuadre la Adquisición de Servicios como una forma de obtener mejores resultados de sus agencias. Para I+D, encuadre la adquisición directa como una forma de garantizar que nunca se queden sin materiales críticos. Cuando ven el valor de sus objetivos, sigue la adopción.

 

4. P: Somos una organización sin fines de lucro. ¿Se aplican estas mismas categorías a nosotros?

A: Absolutamente, pero el foco cambia. Su adquisición "directa" puede ser de materiales relacionados con el programa. "CapEx" podría ser un nuevo edificio para servicios comunitarios. El marco es universal, pero su estrategia para cada tipo estará impulsada por su misión y los requisitos de los donantes, no por los márgenes de ganancias.

 

5. P: ¿Cuál es el mayor riesgo de equivocarse en estas categorías?

A: Mala asignación de recursos y talento. El error más común es tratar las adquisiciones directas de alto riesgo como si fueran compras indirectas simples y transaccionales. Esto puede provocar interrupciones en la cadena de suministro que detengan sus operaciones. Por el contrario, diseñar demasiado el proceso para compras indirectas de bajo valor crea una burocracia innecesaria y ralentiza a su equipo.

 

6. P: ¿Cómo debería nuestro estrategia de negociación difieren entre estas categorías?

A: Su enfoque debe variar significativamente:

• Directo: Negociar asociaciones a largo plazo y riesgos compartidos.

• Indirecto: Negociar descuentos por volumen y eficiencia.

• Servicios: Negociar entregables claros, KPI y flexibilidad.

• CapEx: Negociar soporte para el ciclo de vida, garantías y preparación para el futuro.

 

7. P: ¿Puede un solo proveedor caer en múltiples categorías de adquisiciones?

A: Sí, y esto es señal de un socio estratégico fuerte. Por ejemplo, un proveedor de tecnología podría ser un proveedor directo de infraestructura en la nube, un proveedor de servicios para la implementación y un proveedor de CapEx para una importante licencia de software. En estos casos, gestione la relación de forma integral pero negocie cada tipo de gasto con su estrategia adecuada.

 

8. P: ¿Cómo impactan las operaciones globales en este modelo de categorización?

A: Las categorías siguen siendo las mismas, pero su ejecución diferirá según la región. Las regulaciones locales, las normas culturales y la madurez del mercado afectarán la forma en que administre cada tipo. Una estrategia global única para todos a menudo fracasa. El marco le brinda una manera consistente de analizar y adaptar su enfoque para cada región.

 

9. P: ¿Qué papel debería jugar la tecnología en la gestión de estos diferentes tipos?

A: Su pila tecnológica debe admitir el flujo de trabajo único de cada categoría. No fuerces una herramienta para hacer todo. Podrías usar:

• Una sofisticada plataforma S2P para Direct y CapEx.

• Un sistema de tarjetas P simplificado y fácil de usar para indirectos.

• Una herramienta especializada de gestión de contratos y SOW para Servicios.

 

10. P: ¿Cómo medimos el éxito general de la implementación de este enfoque categorizado?

A: Más allá de los KPI específicos de la categoría, realice un seguimiento de las metamétricas:

• Tiempo de ciclo: ¿Estamos tomando decisiones más rápido en cada categoría?

• Satisfacción de las partes interesadas: ¿Están los clientes internos más contentos con el apoyo que reciben?

• Evitación de costos: ¿Estamos evitando malas compras, no solo obteniendo precios más bajos?

• Reducción de riesgos: ¿Hemos tenido menos interrupciones en el suministro o problemas de cumplimiento?