¿Cuáles son las 5 P de las compras? Una guía para profesionales de adquisiciones

Si ha buscado "las 5 P de las compras" en línea, probablemente se haya encontrado más confundido que cuando empezó. La mayoría de los artículos hablan de las 4 P del marketing o, en su lugar, analizan los "5 derechos" de las adquisiciones.

Esta es la verdad: el marco de las 5 P en compras es fundamentalmente diferente del marketing y, cuando se entiende adecuadamente, se convierte en una de las herramientas más poderosas de su negocio. kit de herramientas de adquisiciones.

Aclaremos la confusión de una vez por todas.

 

 

Más allá del marketing: por qué este marco es importante en las adquisiciones

 

Las clásicas 4 P del marketing (producto, precio, plaza y promoción) se centran en las ventas. Pero en adquisiciones, nos concentramos en comprar estratégicamente. Por eso hemos adaptado el marco con una quinta P crucial.: Proceso.

Piénselo de esta manera: mientras que el marketing intenta influir en los compradores, el departamento de compras debe tomar decisiones de compra estratégicas e informadas que afecten sus resultados. Las 5 P le brindan una forma estructurada de evaluar cada decisión de compra de manera integral.

 

Las 5 P de Adquisiciones deconstruidas

 

Producto: es más que solo especificaciones

En materia de adquisiciones, el "Producto" va mucho más allá de las características básicas. Estamos hablando de análisis de requisitos totales.

Déjame darte un ejemplo real. Al adquirir equipos industriales, no basta con mirar las especificaciones de la máquina. Necesitas considerar:

• Requisitos de mantenimiento y disponibilidad del servicio.

• Compatibilidad con sus sistemas existentes

• Datos de confiabilidad y vida útil esperada

• Certificaciones de cumplimiento ambiental

• Requisitos de formación para su equipo

¿El mayor error que veo? Las empresas se centran únicamente en el precio de compra inicial sin considerar lo que sucederá cuando el producto se estropee en dos años. Piense siempre en todo el ciclo de vida del producto.

 

Precio: comprensión Costo total de propiedad

Aquí es donde la mayoría de la gente se equivoca. El precio no es sólo el número de la factura.

Analicemos lo que realmente importa:

• Costo de adquisición: el precio de compra real.

• Costos operativos: Consumo de energía, consumibles necesarios.

• Costos de mantenimiento: contratos de servicio, repuestos.

• Costos de eliminación: tasas medioambientales, costes de reciclaje.

• Costos ocultos: tiempo de capacitación, tiempo de inactividad de la instalación

Aquí hay una regla simple: si no calcula el costo total de propiedad (TCO), en realidad no comprende sus costos.

 

 

Lugar: Decisiones de abastecimiento estratégico

"Lugar" en adquisiciones significa optimizar la geografía de su cadena de suministro. Se trata de equilibrar costos y riesgos.

Considere estas preguntas:

• ¿A cuántas zonas horarias se encuentra su proveedor?

• ¿Cuál es la estabilidad política de su región?

• ¿Existen puntos únicos de falla en su cadena logística?

• ¿Cuál es el costo de mantenimiento de su inventario versus el costo de envío?

Durante la pandemia, las empresas que habían diversificado su estrategia de "lugar" sobrevivieron a las interrupciones de la cadena de suministro mucho mejor que aquellas que dependían de regiones de abastecimiento únicas.

 

Proceso: el motor de adquisiciones

Esta es la P que hace que la adquisición sea única. Sus procesos determinan su eficiencia y cumplimiento.

Un proceso de adquisiciones sólido incluye:

• Estandarizado calificación del proveedor

• Flujos de trabajo de aprobación claros

• Sistemas automatizados de órdenes de compra.

• Revisiones periódicas de desempeño

• Mecanismos de mejora continua

He visto empresas ahorrar cientos de horas mensuales simplemente simplificando su proceso de solicitud a pedido. El proceso correcto no tiene que ver con la burocracia, sino con eliminar fricciones.

 

Personas: el elemento humano

Las personas no son sólo tu equipo interno. Esta P cubre a todos en su ecosistema de suministro.

Necesitas considerar:

• Relaciones con proveedores : ¿Está creando asociaciones o simplemente transacciones?

• Partes interesadas internas: ¿Se está alineando con sus necesidades reales?

• Capacidad del equipo: ¿Tiene su equipo las habilidades adecuadas para las adquisiciones modernas?

• Apoyo a la gestión: ¿Comprenden los ejecutivos el valor estratégico de las adquisiciones?

Recuerde: la mejor estrategia fracasa si no la ejecutan las personas adecuadas.

 

5 P versus 5 derechos: elegir su marco

 

Quizás se pregunte en qué se diferencia esto de los "cinco derechos" de la adquisición (calidad, cantidad, precio, tiempo y lugar adecuados). Aquí está la distinción simple:

Los Cinco Derechos son tus medidas de resultados: te dicen si tomaste una buena decisión.
Las 5 P son su marco de decisión; en primer lugar, le ayudan a tomar esa buena decisión.

Utilice los 5 derechos para evaluar el desempeño y las 5 P para guiar su estrategia.

 

Poner la teoría en práctica: aplicaciones del mundo real

 

Ejemplo de fabricación: abastecimiento de materias primas

Al ayudar a un cliente a obtener componentes de aluminio , aplicamos las 5 P así:

• Producto: Se especifica no solo la composición de la aleación sino también los requisitos de acabado superficial y las normas de certificación.

• Precio: TCO calculado, incluido el porcentaje de residuos de mecanizado y el valor de reciclaje.

• Lugar: Eligió un proveedor regional a pesar del precio unitario más alto porque los costos de logística eran un 40 % más bajos

• Proceso: implementación de entrega justo a tiempo con activadores de inventario automatizados

• Personas: Incluyó al equipo técnico del proveedor en mejoras de diseño que redujeron el desperdicio de material.

¿El resultado? 15 % menos de costos totales y 99,8 % de entrega a tiempo.

 

Las 5 P modernas: extensiones digitales y sostenibles

 

Las adquisiciones actuales exigen actualizar nuestra forma de pensar:

• Producto digital: ahora incluye funciones de seguridad de datos y compatibilidad API

• Precios dinámicos: precios de mercado en tiempo real y automatización de contratos

• Lugar virtual: proveedores basados ​​en la nube y prestación de servicios digitales

• Proceso automatizado: análisis impulsado por IA y blockchain para verificación

• Personas en red: colaboración remota y gestión de equipos globales

Además, ahora integramos Consideraciones ASG en cada P: desde materiales sostenibles hasta prácticas laborales éticas.

 

El kit de herramientas de implementación de las 5 P

 

Conocer la teoría es una cosa; aplicarlo es otra. Es por eso que hemos creado un conjunto de herramientas práctico que puede utilizar de inmediato.

[Descargue su kit de herramientas de adquisiciones gratuito de las 5 P]

incluye:

• Lista de verificación de decisiones de las 5 P: nunca más te pierdas un factor crítico

• Plantilla de calculadora de TCO: automatice sus cálculos de costo total

• Evaluación de proveedores Cuadro de mando: compare proveedores de forma objetiva

• Hoja de ruta de implementación: guía paso a paso para implementarla

 

Tus próximos pasos

Empiece poco a poco. Elija una categoría de gasto y aplique el marco de las 5 P a su próxima decisión de abastecimiento. Se sorprenderá de lo claras que se vuelven sus opciones.

Recuerde, el objetivo no es la perfección, sino el progreso. Cada vez que utilice este marco, tomará mejores decisiones y generará más valor para su organización.

¿Listo para transformar su enfoque de adquisiciones? Descargue su kit de herramientas gratuito arriba o, si desea orientación personalizada, [ Programe una consulta rápida con nuestros expertos en adquisiciones. ]. Le ayudaremos a aplicar estos principios a sus desafíos específicos.

 

Preguntas frecuentes: Implementación del marco de las 5 P

 

1. P: ¿Cómo adaptamos el marco de las 5 P para la compra de servicios en lugar de bienes físicos?

A: Los principios son los mismos, pero tu enfoque cambia. Para "Producto", defina claramente el alcance del trabajo y los entregables. Para "Precio", céntrese en la fijación de precios basada en el valor o en los modelos de retención en lugar del costo unitario. "Lugar" se refiere a la ubicación del proveedor de servicios y su capacidad para realizar entregas de forma remota o in situ. El "proceso" implica gestionar acuerdos de nivel de servicio (SLA) y "Personas" es absolutamente fundamental: estás comprando su experiencia y la calidad de su equipo.

 

2. P: Nuestra empresa es pequeña y no cuenta con un equipo de adquisiciones dedicado. ¿Es este marco demasiado complejo para nosotros?

A: De nada. De hecho, es más valioso porque proporciona una estructura que quizás le falte. Empiece por aplicarlo primero a sus compras más importantes o complejas. No necesitas software sofisticado; una simple hoja de cálculo donde anote las consideraciones para cada una de las 5 P mejorará drásticamente su toma de decisiones y evitará costosas descuidos.

 

3. P: ¿Cuál es el error más común que cometen las empresas cuando utilizan por primera vez las 5 P?

A: Tratan las P como una lista de verificación en lugar de un sistema interconectado. El mayor error es centrarse demasiado en el "precio" de forma aislada. Por ejemplo, un "Producto" más barato podría arruinar su "Proceso" con averías constantes y requerir más horas de "Personas" para gestionarlo. Analice siempre cómo una decisión en una P impacta en las otras cuatro.

 

4. P: ¿Cómo manejamos una situación en la que nuestras partes interesadas internas prefieren fuertemente un proveedor que obtiene una puntuación baja en la evaluación de las 5 P?

A: Utilice el marco para despersonalizar la conversación. No se limite a decir "No me gusta ese proveedor". En su lugar, presente los datos. Muéstreles, basándose en el cuadro de mando de las 5 P, dónde el proveedor preferido tiene debilidades (por ejemplo, TCO más alto, "Lugar" más riesgoso, "Procesos" más débiles) y discuta en colaboración si esos riesgos son aceptables. Convierte un argumento subjetivo en una discusión empresarial objetiva.

 

5. P: ¿Podemos utilizar las 5 P para evaluar a nuestros proveedores existentes, no sólo a los nuevos?

A: ¡Absolutamente, y deberías hacerlo! Realizar una revisión anual o semestral de las 5 P con proveedores clave. Ayuda a identificar áreas de mejora en la relación. Tal vez su "Producto" siga siendo bueno, pero su "Proceso" de facturación está causando molestias a su equipo de contabilidad. Esta revisión se convierte en la base para una revisión comercial estratégica constructiva.

 

6. P: ¿Cuánto tiempo suele llevar ver un retorno de la inversión tangible después de implementar este marco?

A: Puede ver beneficios inmediatos en el primer proyecto de abastecimiento al que lo aplique, evitando una mala decisión. Para obtener un retorno de la inversión financiero más amplio y mensurable (como costos reducidos o menos interrupciones causadas por los proveedores), la mayoría de las organizaciones ven un impacto claro dentro de 6 a 12 meses a medida que el marco se integra en su cultura.

 

7. P: ¿Qué pasa si un proveedor es excelente en las 4 P pero débil en una? ¿Deberíamos descalificarlos automáticamente?

A: Casi nunca. El objetivo es una toma de decisiones equilibrada, no la perfección. La clave es comprender el contexto de la debilidad. Si un proveedor es débil en el "Lugar" (por ejemplo, está lejos), ¿puede mitigarlo con un mejor "Proceso" de inventario? Si son débiles en "Personas", ¿es una cuestión de capacitación en la que puedes ayudar? Utilice el marco para identificar riesgos, no sólo para eliminar proveedores.

 

8. P: ¿Cómo se integra este marco con nuestro ERP o software de adquisiciones existente?

A: Piense en las 5 P como la capa estratégica que guía cómo utiliza sus herramientas. Su software gestiona los datos; el marco te ayuda a interpretarlo. Puede crear campos personalizados en sus perfiles de proveedores para capturar las puntuaciones de las 5 P o utilizar las categorías para estructurar sus documentos de RFQ y criterios de evaluación dentro del sistema.

 

9. P: ¿Quién de nuestra empresa debería participar en la puntuación de la "Personas" P?

A: No deje que el departamento de adquisiciones se marque esto solo. Las "personas" deben ser evaluadas por todos los que interactúan con ellas. Esto incluye el equipo técnico que examina su experiencia, el administrador de cuentas que maneja la relación y el equipo financiero que se ocupa de sus contactos de facturación. Una visión de 360 ​​grados es esencial.

 

10. P: Tenemos un plazo ajustado. ¿Está bien saltarse algunos de los análisis de las 5 P para avanzar más rápido?

A: Un proceso apresurado a menudo conduce a costosas reelaboraciones. En lugar de saltarte, haz una versión "ligera". Dedique 30 minutos a una evaluación rápida y de alto nivel de las 5 P. Esto suele ser suficiente para que surjan importantes señales de alerta. Es mejor hacer una revisión rápida de los cinco que profundizar en sólo uno o dos. El poder del marco está en las conexiones entre las P.