Trabajar con un agente de abastecimiento en China puede simplificar drásticamente las adquisiciones, pero solo si la relación se establece con expectativas claras y exigibles. Demasiados compradores tratan a los agentes como socios informales y pagan el precio en envíos tardíos, marcos ocultos, escapes de calidad y, en el peor de los casos, la propiedad intelectual perdida. Esta guía convierte esa incertidumbre en un libro de jugadas operativo: qué requerir, cómo verificarlo y cómo responsabilizar a un agente.

A continuación encontrará una hoja de ruta práctica y sin sentido que los equipos de adquisición pueden usar de inmediato. Cubre las verificaciones documentales que prueban la legitimidad de un proveedor, un SOP de investigación paso a paso y las tres puertas de inspección (FAI → IPQC → PSI) con muestreo concreto y orientación AQL. También obtendrá un lenguaje SLA y contrato de copia y pasta, incluidas las cláusulas de IP, ESG y penalización, más un plan de implementación de 90 días y listas de verificación descargables para poner estos controles en acción.

Esta no es la teoría. Las recomendaciones están diseñadas para la ejecución de la exigencia: KPI medibles, reglas de tarifas transparentes, derechos de inspección independientes y desencadenantes de contingencia que protegen la continuidad de su oferta. Siga leyendo para construir una relación de abastecimiento que reduzca el riesgo, reduzca el retrabajo, preserva el margen y proteja su marca.

 

Reflejos

 

Una lista de verificación ejecutable de una página que convierte expectativas vagas en SLA y KPI medibles.

Planes de muestreo de QA/QC concreto (primer artículo, proceso en proceso, pre-envío) y umbrales de AQL de ejemplo por tipo de producto.

Cláusulas de contrato de copia y pasta: alcance, IP/NDA, SLA/KPI + Daños liquidados, ESG y auditoría, terminación y resolución de disputas.

Violación de SOP con banderas rojas y un breve script de diligencia de debida que puede usar de inmediato.

Dos estudios de casos anonimizados cortos con lecciones claras y plantillas de próxima paso.

 

TL; DR-Lista de verificación de una página 

 

Prueba de la empresa : Licencia comercial, identificación fiscal, licencia de exportación, dirección principal de fábrica, fotos.

Referencias y capacidad : 2 referencias de clientes + registro de producción de muestras que muestran pedidos recientes.

Muestras y fai : Línea de tiempo de aprobación de muestra escrita y firma del primer artículo (FAI).

Plan de control de calidad : Definir puntos de inspección (FF, IPQC, PSI), %de muestreo, AQL para crítico/mayor/menor.

SLA y KPIS : entrega a tiempo ≥95%; ordenar varianza en el tiempo de entrega ≤ ± 7 días; tasa de defectos por lotes ≤1% (ajuste por industria).

Tarifas y transparencia : Tabla de tarifas detalladas (comisión, tarifa de adquisición, inspección, logística).

IP y NDA : Cláusula NDA + firmada que restringe al agente de la introducción de productos a otros.

ESG : Prueba de auditoría social/química reciente o promesa de auditoría de terceros dentro de los 6 meses.

Responsabilidad logística : Definir Incoterm, propietario de carga, documentos aduaneros, proceso de reclamos.

Contingencia : Plan de fábrica de respaldo, stock de seguridad mínimo, reorden de emergencia SLA.

 

1. Por qué esto importa 

 

Un agente de abastecimiento es su brazo operativo local. Las expectativas vagas se convierten en fallas: envíos perdidos, mala calidad, exposición a IP o marcos ocultos. Trate la relación como un proveedor de operaciones contratado, no un amigo que "la solucione". Requiere documentación, KPI medibles y remedios predefinidos. El resto de este artículo convierte esas palabras en procedimientos, plantillas y texto de contrato que puede usar la misma semana.

 

2. Quién lee esto y qué necesitan

 

Gerentes de adquisiciones — Necesita listas de verificación reproducibles y plantillas SLA.

Directores de cadena de suministro — Necesita controles de riesgo, planificación de contingencia y paneles de KPI.

Gerentes de marca/producto (transfronterizo/comercio electrónico) — Necesita requisitos de FAI, empaque y preparación de FBA.

Cumplimiento/Oficiales de ESG — Necesita desencadenantes de auditoría, plazos de remediación y prueba de acción correctiva.

Si está construyendo o vuelve a colocar un programa de abastecimiento, centrarse primero en: (1) Verificación y documentación, (2) sistemas de control de calidad vinculados al dinero (multas/incentivos) y (3) protecciones de contingencia e IP.

 

3. Documentos y pruebas mínimas para requerir 

 

Requieren originales o escaneos notarizados (mantenido en su carpeta de contrato):

Licencia comercial + representante legal.

Ejemplos de registro de impuestos de exportación/importación.

Dirección de fábrica + fotos recientes de líneas de producción y almacén.

Muestras de productos con registros de muestra fechados.

Prueba de seguro (carga y responsabilidad) si afirman asegurar envíos.

Letras de referencia del cliente firmadas o referencias contactables con volúmenes y fechas de pedido.
Mantenga copias en su sistema de gestión de documentos y adjunte al PO.

 

4. Vestimentación SOP-Paso a paso 

 

Verificación de documentos (día 0) — Confirme la licencia comercial, registros de exportación.

Verificación de referencia (día 1–2) — llamar a 2 árbitros; Pregunte sobre calidad, puntualidad y transparencia. Use el script a continuación.

Muestra y fai (día 3–14) — solicitar muestras; Definir criterios de aceptación de FAI; Cambios de registro.

Evaluación del sitio (día 7–30) — Tutorial de video remoto o auditoría física; Use el formulario de auditoría de fábrica.

Orden de contrato y juicio (día 14–45) — Firme un PO limitado con SLA transparente, división de pago y condición de inspección.

Monitorear los dos primeros pedidos — Haga cumplir los informes de estado semanales (fotos, recibos de material, capacidad) y un PSI final.

 

Script de teléfono de referencia rápida para referencias:

“Hola, estamos considerando [nombre del agente]. ¿Puede confirmar: (1) ¿Fuiden/inspeccionaron por usted? (2) ¿Cumplieron las fechas de entrega? (3) ¿Hubo alguna tarifa oculta? (4) ¿Cómo manejaron la falta de conformidad?”
Registro de nombres, fechas y resultados.

Banderas rojas: Respuestas evasivas, no dispuestas a proporcionar fotos, discurso inconsistente de la compañía, negarse a aceptar PSI o inspección de terceros.

 

5. Gestión de calidad: puntos de inspección, muestreo y AQL

Trate la calidad como tres puertas vinculadas: Primer artículo (FAI) → QC en proceso (IPQC) → Inspección previa al envío (PSI).

A. Primer artículo (aprobación de la primera pieza)

Propósito: Verifique la intención de diseño a producción antes de la producción en masa.

Entregables: informe dimensional, fotos, muestra de embalaje, etiquetado.

Acción: aprobación de FAI requerida por escrito antes del molde/herramientas o la ejecución masiva.

B. QC en proceso (IPQC)

Frecuencia: controles diarios de procesos críticos (por ejemplo, soldadura, resistencia de la costura).

Evidencia: fotos estampadas en el tiempo, registros de volumen de producción, registros de piezas rechazados.

C. Inspección previa al envío (PSI)

Tiempo: dentro de los 7 días antes de la carga.

OMS: terceros independientes (recomendado) o agente con cláusula de responsabilidad aceptada.

Tabla de muestreo (práctico): muestreo base en el tamaño del lote (ejemplos a continuación).

Ejemplo de muestreo y AQL (típico de la industria, ajuste por riesgo)

Tamaño del lote 1–500 PCS → Muestra 20% o min 10 piezas.

Tamaño del lote 501–3,200 PCS → Muestra 32 PC (Tabla ANSI/ISO aproximada).

Umbrales de AQL (puntos de partida sugeridos):

Defectos críticos: 0% Tolerancia (0 Aceptar).

Defectos importantes: AQL 1.0–2.5 (objetivo ≤1% donde la seguridad/ajuste es importante).

Defectos menores: AQL 2.5–4.0.

Nota: Para la electrónica, establezca un mayor ≤1.0; para textiles, mayor ≤2.5; Para el hardware, mayor ≤1.5. Use umbrales más estrictos para SKU sensibles a la marca.

Flujo de trabajo de retrabajo y rechazo (debe estar en contrato)

• Si falló: el proveedor proporciona un plan de retrabajo dentro de las 48 horas y la evidencia fotográfica antes de la reinspección.

• Si la reelaboración falla nuevamente → El comprador puede rechazar todo el lote y requerir reemplazo o crédito. Definir la asignación de costos para retrabajo, flete y disposición de terceros.

 

6. Plantilla de SLA y KPI 

A continuación se muestra un SLA práctico que puede insertar en un acuerdo. Reemplace los artículos entre corchetes.

 

 

Cómo expresar la cláusula de penalización (muestra):

El proveedor/agente acepta que si la entrega de tiempo a tiempo cae por debajo del objetivo para cualquier mes rodante, el proveedor deberá pagar daños liquidados del comprador igual al [x]% del valor de PO por día de retraso más allá del período de gracia, no exceder [y]% del valor de PO. Los daños liquidados se acuerdan como una preestima genuina de la pérdida y no como una penalización.”

Nota: Los daños liquidados deben ser razonables y exigibles en su jurisdicción: ejecute la cláusula por abogado.

 

7. Lenguaje de contrato que puede copiar (cláusulas clave)

A continuación se muestran cláusulas cortas y prácticas que puede pegar en un contrato. Editar texto entre corchetes.

Alcance de los servicios

“El agente obtendrá proveedores, negociará precios y términos, administrar aprobaciones de muestras, coordinar la supervisión de producción (FAI, IPQC), organizar la inspección previa al envío y ayudar con la logística y la documentación de exportación según lo solicitado por escrito por el comprador.”

Tarifas y facturación

“Estructura de la tarifa del agente: [porcentaje]% Comisión sobre el precio de fábrica de FOB o tarifa fija de $ [cantidad] por po. Los costos de terceros (inspección, pruebas, auditoría, flete) se facturarán al costo con facturas de apoyo dentro de los 7 días posteriores al pago. El agente no cobrará los marcados no revelados.”

Propiedad intelectual y confidencialidad (NDA)

“El agente reconoce la IP del Comprador y acepta no divulgar, reproducir o circular cualquier diseño, dibujos o especificaciones, excepto el propósito del rendimiento bajo este Acuerdo. El agente no presentará el producto del comprador a ningún tercero sin el consentimiento previo por escrito del comprador. Esta obligación sobrevive a la terminación durante [x] años.”

Subdisplante y conflicto de intereses

“El agente divulgará todos los sub-suministros y obtendrá la aprobación por escrito del comprador antes de la subcontratación. El agente no realizará órdenes con entidades en las que el agente o sus afiliados tienen un interés de propiedad sin el consentimiento por escrito del comprador.”

Inspección y aceptación

“El comprador se reserva el derecho de nombrar a un inspector de terceros independiente. La aceptación final ocurre después de PSI y la emisión del certificado de aceptación. Si el lote falla, el proveedor deberá reelaborar (i) producto al estándar del comprador; (ii) reemplazar bienes defectuosos; o (iii) proporcionar crédito completo.”

ESG y cláusula de auditoría

“El agente garantizará que los proveedores cumplan con el código de conducta del proveedor del comprador. El agente facilitará las auditorías sociales/ambientales de terceros (SMETA/SA8000/ISO) según lo solicitado. El proveedor proporcionará planes de acción correctiva dentro de [30] días de cualquier no conformidad.”

Terminación por causa

“El comprador puede rescindir de inmediato por la causa cuando el agente infringe materialmente este acuerdo, incluidas las fallas de entrega repetidas, la violación de IP o los estados falsos materiales en las certificaciones. En la terminación, el agente deberá proporcionar una cooperación total para la entrega al comprador o sucesor.”

Resolución de disputas

“Cualquier disputa se resolverá mediante [arbitraje en Hong Kong / Singapur / Jurisdicción acordada], bajo las reglas [CNUDRO / ICC]. Ley de gobierno: [Jurisdicción].”

 

8. Modelos de precios y tarifas: qué aceptar, qué evitar

 

Comisión (% de FOB) — Común para los agentes de abastecimiento. Pros: alinea los incentivos al precio de compra. Contras: puede ocultar marcados en inspecciones o logística. Requiere transparencia y recibos.

Tarifa fija por PO / Retenedor mensual — Bueno cuando necesite presupuesto predecible. Mejor para la gestión continua del programa.

Tarifa del proyecto (único para el lanzamiento del nuevo producto) — Útil para herramientas/configuración de una sola vez.
Requerir: facturas detalladas para costos de terceros y un derecho a auditoría de tarifas anualmente.

Términos de pago: Los pagos divididos son estándar: 30% de depósito, 60% de saldo antes del envío después de PSI (sujeto a aceptación), 10% de retención durante 30 días como garantía. Para pequeños proveedores, considere L/C o depósito en garantía para proteger las partes.

 

9. Incoterms y responsabilidades logísticas (prácticas)

 

Definir quién es responsable de qué costo y riesgo claramente:

FOB (fábrica) — El comprador controla la reserva de carga y el seguro; El agente ayuda, pero no debe reservar la carga en nombre del comprador a menos que esté autorizado.

CIF / DDP — El agente puede citar puerta a puerta, pero incluye un desglose completo; DDP coloca el riesgo de aduana al vendedor/agente: solo use si aceptan ese riesgo por escrito.
Manejo de reclamos: requiere que el agente presente pruebas de cualquier daño/escasez dentro de los 7 días posteriores a la llegada y maneje la logística de RMA cuando sea necesario.

 

10. ESG y cumplimiento: cómo hacerlo aplicable

 

No trates a ESG como marketing. Hazlo un KPI y un activador de auditoría:

Requerir frecuencia de auditoría: nuevo proveedor → 12 meses; Alto riesgo → 6 meses.

Tipos de auditoría: Social (SMETA), ambiental, químico (cumplimiento del alcance/proporción 65).

Línea de tiempo de remediación: El proveedor debe proporcionar un plan de acción correctiva (CAP) dentro de los 14 días y cerrar problemas importantes dentro de los 90 días.

Vínculos de KPI: No remediar → desencadenar la suspensión PO y la posible terminación del contrato.

Ejemplo de cláusula (corto):

“Las no conformidades materiales descubiertas en una auditoría ESG que no se cierran dentro de los 90 días permiten al comprador suspender los pedidos hasta la remediación o para obtener en otro lugar sin penalización.”

 

11. Planificación de contingencia: copias de seguridad y buffers

 

Plan de defensa mínimo:

Abastecimiento dual — Siempre tenga al menos una fábrica alternativa en una ciudad/región diferente.

Stock de seguridad — Mantenga 30–60 días de SKU críticos (ajuste para la volatilidad del tiempo de entrega).

Escalada de emergencia — Definir tarifas de fabricación aceleradas y plazos de entrega.

Seguro — Marina de carga y responsabilidad del producto cuando corresponda.

Incluir un “Gatillo de emergencia” En contrato: por ejemplo, si el tiempo de entrega cae más del 20% para dos POS consecutivos, el comprador puede obtener una producción de emergencia y deducir costos razonables del proveedor/agente.

 

12. Estudios de casos: anónimo, instructivo

Caso A - Fijar una alta tasa de defectos con SLA

Problema: Una marca de tamaño mediano enfrentó una tasa de defectos entregada del 4% en un nuevo diseño.

Acción: Reemplazó el acuerdo de agente vago con SLA explícito: PSI AQLS apretado, requerido FAI, fotos de producción semanales, daños liquidados para el parto tardío. El agente debía financiar la reinspección de terceros después de dos fallas.

Resultado (90 días): La tasa de defectos entregada cayó al 0.8%; El tiempo de mercado mejoró en 12 días porque ocurrieron menos retrabajos. Lección: Dinero + medición = cambio de comportamiento.

Caso B - Pérdida de IP de cláusulas débiles

Problema: Un agente introdujo un producto similar a otro comprador; Brand encontró productos competitivos vendidos en otra región.

Causa: No NDA, sin compromiso de IP, sin prohibición de las ventas dirigidas por agentes.

Consecuencia: Meses de litigio; Costos de retiro de productos y daños de reputación.

Lección: Los términos claros de IP y no competencia con remedios no son negociables para los propietarios de marcas.

 

13. Hoja de ruta de implementación (primeros 90 días)

Semana 0–2: Recopilación de documentos, verificaciones de referencia, muestra y plan FAI.
Semana 2–4: Firme la prueba PO con SLA, elija Inspector de terceros para PSI, establece la cadencia de informes semanales.
Mes 2: Revise los informes de control de calidad, ajuste los KPI, programen la auditoría si los indicadores de riesgo presentes.
Mes 3: Mover a la cadencia de múltiples PO, implementar informes de cuadros de puntuación; Establezca el abastecimiento de copias de seguridad si el rendimiento <KPI.

 

14. Apéndices listos para usar (copiar y pegar)

A. Lista de verificación de inspección previa al envío (corto)

Dimensiones y tolerancias del producto (por especificación).

Resultados de la prueba funcional (pasar/fallar).

Los defectos visuales cuentan y fotos.

Integridad y etiquetado del embalaje (código de barras, país de origen).

VISIÓN DE CUCIONES VS Lista de embalaje.

Medición de parámetros críticos (peso, voltaje, resistencia de la costura).

B. Plantilla de inicio de sesión de FAI de muestra (un párrafo)

“El comprador confirma la aceptación de la muestra del primer artículo (Ref: [ID de muestra]) en [fecha]. La producción puede proceder cuando el comprador emite una aceptación de FAI escrita. Cualquier desviación de FAI requerirá una reaprobación.”

C. Campos de cuadro de mando rápidos KPI

Número de PO | Artículo | Plan Fecha de envío | Fecha de barco real | Días tarde | PSI Defectos | Acción tomada | Puntaje

 

15. Herramientas y servicios de terceros (lista corta)

 

Inspección de terceros: SGS, Bureau Veritas, Intertek (o proveedor local acreditado).

Marcos de auditoría: SMETA, SA8000, ISO 14001 para sistemas ambientales.

Contrato y disputa: Asesor comercial local en Hong Kong / Singapur + Cláusula de arbitraje.

Integración PO/ERP: Asegurar el pedido y la recepción de registros sincronizados con resultados de inspección.

 

16. Preguntas frecuentes 

¿Cómo decido entre un modelo de comisión y una tarifa fija para un agente?
Use la comisión para productos simples de compra y retención; Use una tarifa fija cuando necesite gestión de programas, informes y control de costos predecible.

 

¿Puede mi agente realizar todas las inspecciones, o debo insistir en inspectores de terceros?
Los agentes pueden hacer controles de rutina, pero requieren PSI independiente para productos de alto riesgo o primeras ejecuciones clave para eliminar conflictos de intereses.

 

¿Cuál es un porcentaje de retención apropiado para proteger contra los defectos?
El 5–10% de retención durante 30-90 días es común; Calibrar con el riesgo del producto y las realidades del flujo de efectivo.

 

¿Necesito auditar cada fábrica cada año?
No. La frecuencia de auditoría debe estar basada en el riesgo: proveedores nuevos o de alto riesgo = cada 6-12 meses; bajo riesgo = 12–24 meses.

 

¿Qué tamaño de muestra debo usar para lotes pequeños (<500 pcs)?
Para lotes pequeños, use un muestreo 10-20% con 0 tolerancia para defectos críticos y un AQL importante no superior a 2.5.

 

¿Cómo protejo la IP cuando el agente afirma que "necesitan mostrar el producto a los proveedores"?
Use una divulgación de dos etapas: muestre especificaciones no críticas inicialmente; Firme NDAS y requiere que los proveedores devuelvan o destruyan documentos de diseño después de citar.

 

Si el agente obtiene piezas más baratas pero la calidad cae, ¿quién paga?
Si el agente sustituyó piezas sin aprobación, son responsables. Requiere aprobación por escrito para cualquier sustitución.

 

¿Cuál es una ruta de escalada sensata para fallas repetidas?

Límite inmediato del proveedor dentro de las 48 h; 2) Auditoría de terceros si no se resuelve; 3) Sanciones financieras o terminación del contrato si las métricas no se cumplen después de dos ciclos.

 

¿Debería requerir que los agentes mantengan muestras en el archivo? ¿Por cuánto tiempo?
Sí. Mantenga las muestras maestras durante al menos 6 meses después del envío; Para los artículos regulados, retenga los períodos legales (verifique las leyes locales).

 

¿Cuándo es razonable cambiar de un agente de abastecimiento a las relaciones de fábrica dirigida?
Mueva cuando los volúmenes de pedido justifiquen el abastecimiento dedicado, las auditorías directas y puede administrar las relaciones con los proveedores en zonas horarias locales o a través de un equipo interno.