Los 4 tipos de compras: una guía estratégica y táctica para la adquisición moderna​

Pregunte "¿Cuáles son los cuatro tipos de compras?" Y a menudo obtendrá una de dos respuestas: una lista de categorías de adquisiciones o una lista de tipos de orden de compra. La verdad es que, para dominar la adquisición, debes entender ambos.

Comprar no es un solo acto; Es una función de doble capa. La capa estratégica ( qué Estás comprando y por qué ) determina su enfoque de proveedores y riesgos. La capa táctica ( cómo Usted ejecuta la compra) determina su eficiencia y control operativos.

Esta guía diseccionará ambas capas, explicando los cuatro tipos estratégicos de adquisiciones y los cuatro tipos de órdenes de compra utilizadas para actuarlas. Al final, sabrá no solo cuáles son, sino cómo emparejarlos estratégicamente para ahorrar dinero, reducir el riesgo y racionalizar sus operaciones.

​Control de llave:​​

La estrategia de adquisición se divide en cuatro tipos centrales: directo, indirecto, servicios y capital.

La ejecución de la adquisición se gestiona a través de cuatro órdenes de compra primarias: estándar, planificado, manta y contrato.

Alinear el tipo de PO correcto con su estrategia de adquisición es la clave para la excelencia operativa.

Adquisiciones indirectas y adquisiciones de servicios son objetivos principales para la ahorro de costos y la automatización de procesos.

La adquisición de capital requiere un proceso único y riguroso más allá de POS estándar.

 

Parte 1: La base: estrategia de adquisición versus ejecución táctica

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Antes de enumerar los tipos, debemos aclarar una distinción crítica.

​La adquisición es el proceso estratégico integral de extremo a extremo de adquirir bienes y servicios necesario para que una organización opere y crezca. Abarca la identificación de las necesidades, la obtención de proveedores, la negociación de contratos, la gestión de relaciones y la garantía de valor. Es una función de gestión.

Una orden de compra (PO) es una herramienta táctica específica​ dentro El proceso de adquisición. Es el documento formal y legalmente vinculado a un proveedor para ejecutar una compra en los términos acordados. Es un documento transaccional.

Piénselo de esta manera: la adquisición es todo el plan de campaña (la estrategia), mientras que una orden de compra es la orden específica otorgada a las tropas para capturar una colina (la táctica). Necesitas ambos para ganar.

 

Parte 2: Los 4 tipos estratégicos de adquisición (el "qué y por qué")​

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Esta clasificación se basa en lo que está comprando y su impacto en su negocio.

 

​1. Adquisición directa: el alma de la producción​

​Qué es: la adquisición de Materias primas, componentes y bienes que se incorporan directamente a los productos que fabrica y vende.

​Detalles en profundidad:​​

​Impacto: se correlaciona directamente con el costo de los bienes vendidos (COGS) y los márgenes brutos de ganancias. Un ahorro del 10% aquí va directamente a su resultado final.

​Enfoque de gestión: depende en gran medida de la gestión de la cadena de suministro (SCM). Las prioridades clave son la confiabilidad del proveedor, la garantía de calidad, los precios de volumen y la minimización del riesgo de interrupción de la cadena de suministro. Los modelos de inventario justo a tiempo (JIT) a menudo se usan aquí.

​Ejemplo del mundo real: un fabricante automotriz que compra acero, motores y unidades de control electrónico (ECU). Una panadería comprando harina, azúcar y levadura.

​Por qué es único: este gasto es crítico. Una falla en la adquisición directa puede detener por completo las líneas de producción.

 

​2. Adquisición indirecta: el motor de las operaciones​

​Qué es: la adquisición de bienes y servicios que apoyan las operaciones diarias pero no forman parte del producto terminado. También conocido como MRO (mantenimiento, reparación y operaciones).

​Detalles en profundidad:​​

​Impacto: aunque no está directamente vinculado a los ingresos, la ineficiencia aquí destruye la rentabilidad a través del gasto desenfrenado y los desechos administrativos.

​Enfoque de gestión: esta categoría a menudo se fragmenta en todos los departamentos (TI, instalaciones, RRHH). El objetivo es consolidar el gasto, hacer cumplir la política y aprovechar los descuentos de volumen para artículos comunes como suministros de oficina o licencias de software.

​Ejemplo del mundo real: computadoras portátiles para nuevas contrataciones, servicios de limpieza para oficinas, lubricantes industriales para mantenimiento de la máquina, suscripciones SaaS como Salesforce o Microsoft Office.

​Por qué es único: a menudo es invisible. Un 100verpaymentDirectMaterialSisCaoding IMMOMEDIMEDIA.

 

​3. Adquisición de servicios: adquirir experiencia, no productos​

​Qué es: el abastecimiento estratégico y la gestión de la experiencia de terceros, la mano de obra y los servicios especializados.

​Detalles en profundidad:​​

​Impacto: se trata de resultados y capital intelectual, no activos físicos. Gestionar este pozo significa obtener la experiencia adecuada en el momento adecuado sin la sobrecarga de un empleado a tiempo completo.

​Enfoque de gestión: La piedra angular es el Acuerdo de nivel de servicio (SLA). El rendimiento se mide contra los KPI definidos en el SLA, no solo la entrega de una unidad física. Requiere una gestión de rendimiento de proveedores robusta.

​Ejemplo del mundo real: contratar una empresa de consultoría de gestión (por ejemplo, McKinsey), involucrar a una agencia de marketing digital, contratar desarrolladores de software independientes o subcontratación de asesoramiento legal.

​Por qué es único: el valor es intangible y la calidad es subjetiva. Una cerda mal escrita (declaración de trabajo) o SLA conduce a disputas, sobrecarga y resultados insatisfactorios.

 

​4. Adquisición de capital: la inversión a largo plazo​

​Qué es: la adquisición de activos de alto valor y larga vida que se capitalizan en el balance y se deprecian sobre su vida útil.

 

​Detalles en profundidad:​​

​Impacto: este es un gasto de capital (CAPEX) que afecta los estados financieros de la Compañía durante años. Las decisiones requieren un análisis financiero riguroso y la aprobación de alto nivel.

​Enfoque de gestión: la evaluación se basa en el costo total de propiedad (TCO), no solo el precio de compra, sino la instalación, el mantenimiento, el consumo de energía y los costos de eliminación. Los cálculos de ROI son obligatorios.

​Ejemplo del mundo real: comprar una máquina CNC para una fábrica, comprar una flota de vehículos de la empresa, construir un nuevo almacén o invertir en un servidor empresarial masivo.

​Por qué es único: el proceso es menos sobre POS y más sobre un proceso formal de aprobación de capital, que a menudo involucra RFP, aprobaciones de la junta y acuerdos complejos de financiamiento o arrendamiento.

 

​ Tipos de adquisiciones estratégicas de un vistazo​

 

Tipo	Enfocar	Impacto	Métrica clave
​Directo​	Materias primas para la producción	Costo de bienes vendidos (COGS)	Confiabilidad del proveedor, calidad
​Indirecto​	Productos para ejecutar operaciones (MRO)	Eficiencia operativa	Gastar bajo administración
​Servicios​	Experiencia y trabajo	Resultados del proyecto	Rendimiento de SLA, ROI
​Capital​	Activos a largo plazo	Balance general, Capex	Costo total de propiedad (TCO)

 

 

Parte 3: Los 4 tipos de orden de compra táctica (el "cómo")​

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Estas son las herramientas en su kit de herramientas de adquisición. Usted elige uno en función de cuánto sabe sobre la compra. antes te compromete.

 

​1. Orden de compra estándar (PO)​​

​Qué es: el tipo de orden más común, específico y definitivo. Se usa cuando todos los detalles se conocen y se fijan por adelantado.

​Cuándo usarlo: para compras inmediatas, compras inmediatas donde el artículo, la cantidad, el precio y el horario/ ubicación de entrega están 100% seguros.

​El borde del profesional: proporciona el máximo control y minimiza el riesgo para el comprador porque todo se especifica. Sin embargo, es administrativamente pesado. Usarlo para artículos repetitivos y de bajo valor es ineficiente.

​Ejemplo: ordenar 500 placas de circuito de marca específicas a $ 10/unidad para una producción confirmada el 15 de junio.

 

​2. Orden de compra planificada (PPO)​​

​Qué es: un compromiso de comprar una cantidad específica de artículos a un precio establecido, pero con ​ Detalles de entrega quedados indefinidos ​ para más tarde.

​Cuándo usarlo: cuando lo sabes qué necesitas y cuánto costará, pero no sabes exactamente cuando o dónde para la entrega.

​The Professional's Edge: A PPO es una herramienta poderosa para el gravamen presupuestario. Le dice a Finance que tiene la intención de gastar $ X, para que puedan reservar los fondos. Más tarde, usted emite un lanzamiento de programación contra el PPO para activar una entrega específica. Esto es común en la fabricación de artículos de larga data.

​Ejemplo: comprometerse a comprar 10,000 toneladas de acero a $ 800/tonelada para el año. Luego emite lanzamientos para que se entreguen 2.500 toneladas a la planta de Ohio cada trimestre.

 

​3. Orden de compra general (BPO) / Orden de pie​

​Qué es: un acuerdo con un proveedor para proporcionar una cantidad no especificada de bienes o servicios durante un período, hasta un límite de gasto máximo. A menudo, incluso los precios precisos se negocian en el momento de la liberación.

​Cuándo usarlo: para compras repetitivas de bajo valor donde la demanda es continua pero impredecible. Perfecto para adquisiciones indirectas (por ejemplo, suministros de oficina, piezas MRO).

​La ventaja del profesional: el BPO es la mejor herramienta para la eficiencia. Prepraga previamente a un proveedor y términos, lo que permite a los departamentos "extraer" los productos según sea necesario sin pasar por un ciclo de aprobación de PO completo cada vez. Cada compra se realiza a través de un lanzamiento general.

​Ejemplo: Configuración de un BPO con Grainger para suministros de MRO con un motor de reemplazo de 50,000limit.AnmineCetechnianCanthencallandOrderA50 bajo el número BPO sin ningún papeleo.

 

​4. Orden de compra del contrato (CPO)​​

​Qué es: esta no es una orden de compra para bienes. Es un acuerdo de marco legal maestro que establece los términos y condiciones para todas las transacciones futuras con un proveedor.

​Cuándo usarlo: al establecer una asociación estratégica a largo plazo con un proveedor clave. El CPO en sí no compra nada.

​La ventaja del profesional: todos los POS estándar o planificados posteriores que hacen referencia al número de CPO se rigen automáticamente por sus términos legales y de precios negociados. Redacción del proceso de contratación para los negocios repetidos y proporciona protección legal crucial.

​Ejemplo: Negociar un CPO de 3 años con una empresa de logística que incluye cláusulas de responsabilidad civil, requisitos de seguro y horarios de tarifas con descuento. Cada vez que necesita enviar algo, emite un PO estándar que dice "bajo CPO #XYZ", y se aplican todos los términos maestros.

 

​Tipos de orden de compra táctica de un vistazo​

 

Tipo de PO	Detalles definidos	Detalles flexibles	Caso de uso principal
​Po​	Artículo, Cantidad, Precio, Entrega	Ninguno	Compras específicas de una sola vez
​Po planificado (PPO)​​	Artículo, Cantidad, precio	Horario de entrega	Presupuesto para necesidades conocidas
​Manta PO (BPO)​​	Proveedor, artículos, términos	Cantidad, precio, entrega	Necesidades repetitivas y ad-hoc
​Contrato PO (CPO)​​	Términos y condiciones legales	Todo lo demás	Establecer acuerdos maestros

 

Parte 4: El emparejamiento estratégico: tipos de adquisiciones coincidentes con tipos de PO

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Aquí es donde la teoría se encuentra con la práctica. Así es como un equipo de adquisición profesional conecta la estrategia con la ejecución.

 

​Necesidad estratégica (tipo de adquisición)​​	​Herramienta táctica recomendada (tipo PO)​​	​Por qué funciona este emparejamiento​
​Adquisición directa ​ (por ejemplo, materias primas)	​Orden de compra planificada (PPO)​​	Usted conoce los materiales y el costo de los pronósticos de producción, pero necesita una entrega flexible alineada con el cronograma de producción. Los lanzamientos se emiten justo en el tiempo.
​Adquisición indirecta ​ (por ejemplo, suministros de oficina)	​Orden de compra general (BPO)​​	La demanda es impredecible pero continua. Un BPO permite a los empleados obtener lo que necesitan instantáneamente sin retraso burocrático, al tiempo que controla el gasto total.
​Adquisición de servicios ​ (por ejemplo, consultoría)	​Contrato PO + POS Estándar​	El CPO establece los términos legales maestros. Se utiliza un PO estándar posterior para cada proyecto o fase, que detalla el hito específico de cerdas, entregables y de pago.
​Adquisición de capital ​ (por ejemplo, maquinaria)	​A menudo omite POS estándar​	Esto generalmente implica un proceso de RFP formal, un acuerdo de compra de activos negociado y el uso de un proyecto de solicitud o solicitud de capital, no un PO estándar.

 

Parte 5: Mejores prácticas y dificultades comunes para evitar

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​Las mejores prácticas para la adquisición moderna:​​

​Centralizar el gasto indirecto: los mayores ahorros a menudo provienen de consolidar el gasto indirecto fragmentado bajo BPO administrados y proveedores preferidos.

​Implemente un sistema de procuración a pagar (P2P): automatice el flujo de la solicitud al pago. Esto hace cumplir la política, elimina la creación manual de PO y proporciona análisis de gastos invaluados.

​Master the SLA: para la adquisición de servicios, el SLA es su Biblia. Defina KPI, la frecuencia de informes y las sanciones por incumplimiento con claridad brutal.

​Calcule TCO, no solo el precio unitario: especialmente para el capital y la adquisición directa. La opción más barata a menudo tiene el costo a largo plazo más alto.

 

​Trampas que destruyen el valor:​​

​Gasto Maverick: permitiendo a los empleados comprar sistemas y proveedores externos. Esto destruye descuentos negociados y crea pesadillas de cumplimiento.

​Uso de un PO estándar para todo: este es el sello distintivo de una función de adquisición inmadura. Crea inmensos desechos administrativos para artículos de bajo valor.

​Descuidado Gestión de la relación de proveedores (SRM): Sus proveedores clave son socios estratégicos. Administrarlos en consecuencia con revisiones de desempeño y planificación empresarial conjunta.

​Mala gestión de contratos: firmar un CPO y luego presentarlo. Revise regularmente los contratos para garantizar el cumplimiento e identificar oportunidades de renegociación.

 

Conclusión: Dominar las capas duales

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Comprender que la "compra" tiene dos capas (tipos de adquisiciones estratégicas y órdenes de compra táctica) es lo que separa un comprador profesional de un plan de orden.

El objetivo es ir más allá de simplemente conocer los cuatro tipos de cada uno. Se trata de hacer coincidir intencionalmente su intención estratégica con la herramienta táctica más eficiente. Use PPO para administrar su inventario de producción, BPO para capacitar a sus empleados y controlar el gasto indirecto y los CPO para construir asociaciones de proveedores fuertes y protegidas.

Al hacerlo, transforma la adquisición de un centro de costos en un motor potente para la eficiencia, la mitigación de riesgos y el valor estratégico.

 

Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)​

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​P1: ¿Qué tipo de adquisición es más vulnerable al fraude y por qué?​​

​R: La adquisición indirecta es a menudo la más vulnerable. Su naturaleza descentralizada, un alto volumen de transacciones de bajo valor y el gasto rebelde hacen que sea más difícil de monitorear. El fraude puede manifestarse a través de facturas falsas de proveedores para suministros o servicios de oficina que nunca se prestan, a menudo pasan desapercibidos en sus gastos legítimos.

 

​P2: ¿Puede una sola compra involucrar múltiples tipos de adquisiciones?​​

​A: Absolutamente. Considere construir una nueva fábrica. La construcción en sí es la adquisición de capital. Las materias primas para los productos hechos en el interior son adquisiciones directas. Las computadoras portátiles para las nuevas oficinas son adquisiciones indirectas, y los arquitectos contratados son la adquisición de servicios. Un proyecto importante a menudo requiere administrar todos los tipos simultáneamente.

 

​P3: ¿Cómo afectan las cadenas de suministro globales la elección del tipo PO?​​

​A: Lo influyen fuertemente. Para los materiales directos de larga data de origen internacional, un PO planificado (PPO) es esencial para asegurar la capacidad y los precios, con versiones que manejan la logística compleja. El riesgo de retrasos y problemas de aduana a menudo hace que una empresa de compra estándar firme con una sola fecha de entrega sea demasiado arriesgada.

 

​P4: ¿Es un PO de manta lo mismo que tener una tarjeta de crédito corporativa con un proveedor?​​

​A: No exactamente. Serven un propósito similar para el gasto descentralizado, pero un PO general ofrece un control superior. Muestra los términos y precios previamente negociados y establece un límite financiero duro. Una tarjeta de crédito tiene un límite, pero carece de los precios y los términos contractuales, lo que dificulta el análisis y el control de gastos después del hecho.

 

​P5: ¿Quién tiene la autoridad para aprobar un contrato PO versus un PO estándar?​​

​R: La autoridad de aprobación está en niveles. Un contrato PO, que establece compromisos legales y financieros a largo plazo, casi siempre requiere una revisión legal y la aprobación de liderazgo senior como un director de adquisiciones o CFO. Un PO estándar contra un contrato existente solo puede requerir la aprobación de un gerente del departamento, ya que los términos principales ya están resueltos.

 

​P6: ¿Qué sucede si un proveedor no cumple con los términos de un acuerdo de nivel de servicio (SLA) en un contrato de adquisición de servicios?​​

​R: El SLA debe describir explícitamente los remedios. Esto generalmente implica sanciones financieras, a menudo llamadas "créditos de servicio", que se deducen de la factura. Para el bajo rendimiento crónico, el contrato debe incluir cláusulas que permitan la terminación de la causa, protegiendo al comprador de ser encerrado en una relación disfuncional.

 

​P7: Para una startup, ¿qué tipo de adquisición debe formalizarse primero?​​

​R: Centrarse primero en la adquisición indirecta. Las nuevas empresas en etapa inicial experimentan gastos caóticos en herramientas SaaS, agencias de marketing y equipo. La implementación de una política simple y un BPO administrado para áreas clave como el software evita el gasto innecesario y establece una cultura de control financiero antes de que la escala se vuelva inmanejable.

 

​P8: ¿Cómo tiene en cuenta la sostenibilidad/ESG para seleccionar los tipos de adquisiciones?​​

​R: Es una capa estratégica. Para la adquisición directa, significa examinar a los proveedores para el abastecimiento ético y las prácticas ambientales. Para la adquisición de capital, implica evaluar la eficiencia energética y la vida útil de los activos. Una fuerte política de ESG puede significar elegir un proveedor un poco más costoso que se alinee con los valores corporativos, lo que impulsa todas las decisiones de compra.

 

​P9: ¿Cuál es el papel de una compra que no es de PO y cuándo es aceptable?​​

​R: Una compra que no es PO, como una pequeña transacción en efectivo o un gasto de tarjeta corporativa sin un PO precisado, es un mal necesario. Es aceptable solo para gastos triviales y urgentes por debajo de un umbral monetario estricto (por ejemplo, menos de $ 100). Sin embargo, requiere informes de gastos y reconciliación de gastos posteriores al hecho de mantener senderos de auditoría y prevenir el abuso.

 

​P10: ¿Cómo se mide el éxito de su estrategia de adquisición más allá del ahorro de costos?​​

​R: Las métricas clave incluyen el rendimiento del proveedor (entrega a tiempo, tasas de defectos de calidad), eficiencia del proceso (tiempo de ciclo de solicitud a pedido, porcentaje de gasto bajo administración) y mitigación de riesgos (número de proveedores de fuente única, resultados de auditoría de cumplimiento). El verdadero éxito es un equilibrio de costo, eficiencia y resistencia.